С 2022 г. организации должны применять новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н. Многие его положения знакомы бухгалтерам, поскольку они повторяют требования Закона о бухучете, а также общепринятую практику в области документооборота. Но есть в нём и новые требования.

В соответствии с ФСБУ 27/2021 под документами бухгалтерского учета понимаются:

– первичные учетные документы;

– регистры бухгалтерского учета.

Под документооборотом понимается движение документов бухгалтерского учета в организации с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).

Общие требования к документам бухгалтерского учёта

1. Все документы бухучета должны быть на русском языке. Если документ был составлен на иностранном языке, то требуется построчный перевод. Однако если законодательство или правила страны – места ведения деятельности за пределами РФ требуют составления документов на иностранном языке, то документ может быть и на иностранном языке. А вот регистры бухучета на иностранном языке должны содержать построчный перевод на русский (п. 5, 6 ФСБУ 27/2021).

2. В регистрах денежные показатели должны быть в рублях независимо от валюты операции. Вместе с тем, допустимо в регистре указать одновременно и валюту, и рубли (п. 7 ФСБУ 27/2021).

3. Дата составления первичного документа – это дата подписания его лицом (п. 8 ФСБУ 27/2021):

– или совершившим сделку и ответственным за оформление (например, продавцом, отпустившим товар покупателю);

– или лицом, ответственным за оформление совершившегося события (например, бухгалтером, подписавшим справку с расчетом сумм начисленной амортизации ОС).

Если документ составлен позже даты совершения операции, то в документе надо указать и дату совершения факта хозяйственной жизни. А если первичный документ составлен на основании другого оправдательного документа, то в него надо включить информацию, идентифицирующую оправдательный документ.

При этом лица, имеющие право подписи документов, устанавливаются руководителем организации путем составления приказа или доверенности (п. 16 ФСБУ 27/2021).

4. Одним первичным документом можно оформить несколько операций. Можно оформлять с некой обоснованной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал) документы, в которых отражать длящиеся факты (например, начисление процентов) или повторяющиеся факты (например, поставка товара в разные даты по одному долгосрочному договору) при условии составления первички на отчетную дату (п. 9 ФСБУ 27/2021).

5. В качестве первички могут выступать документы, составленные в процессе деятельности для оформления гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками и т.д. (договор, кассовый чек, авансовый отчет, судебный акт), если они содержат все необходимые реквизиты первичного документа (п. 9 ФСБУ 27/2021).

6. В первичный документ можно добавлять дополнительные реквизиты сверх обязательных, предусмотренных Законом о бухучете (п. 12 ФСБУ 27/2021; ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

7. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, отвечают за своевременное оформление документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию, а также за достоверность содержащихся в них сведений (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Исправление документов бухгалтерского учёта

При исправлении бумажного бухгалтерского документа запись нужно сделать таким образом, чтобы были видны и неверные, и исправленные данные. Для этого ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и написать сверху правильные данные. Рядом следует написать «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных за составление документа лиц с указанием их ФИО и должностей.

Нельзя исправлять бухгалтерские документы с помощью подчисток, замазываний и других подобных способов, которые скрывают исходный текст.

Электронный бухгалтерский документ можно исправить путём замены на новый, составленный без ошибок. В новом документе следует проставить дату исправления, а также отметку о том, что документ составлен взамен ошибочного. Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписали исходный. Программное обеспечение должно быть настроено так, чтобы исходный и исправленный электронные документы можно было использовать только совместно.

В регистре бухучёта исправления также можно делать с помощью корректирующих проводок:

  1. Запись со знаком минус (сторно), если была ошибочно сделана лишняя проводка.
  2. Дополнительная запись, если изначально операция была отражена в учёте не полностью или вообще отсутствовала.

Хранение документов бухгалтерского учёта

Организация должна хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа.

Стандартом установлено, что документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены.

Перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

Если законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории этой страны, то такое хранение должно быть обеспечено.

В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, организация должна принять все возможные меры по их восстановлению.

Реализация положений ФСБУ 27/2021 в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0

ФСБУ 27/2021 не устанавливает переходных положений и не требует внесения изменений в программу 1С:Бухгалтерия.

Оформление первичных учётных документов

При оформлении фактов хозяйственной жизни пользователям программы доступны печатные формы первичных учётных документов:

– содержащиеся в альбомах унифицированных форм;

– предложенные разработчиками 1С (например, Акт об оказании услуг).

Унифицированные формы первичных учётных документов:

– не обязательны к применению;

– могут использоваться для ведения бухучёта, поскольку полностью соответствуют Закону №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Ряд первичных документов, формы которых установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, обязательны к применению (например, кассовые и банковские документы, транспортная накладная).

Формы первичных документов, разработанные в 1С, содержат все обязательные реквизиты, установленные Законом №402-ФЗ.

По мере развития функционала программы список печатных форм активно пополняется справками-расчетами, которые представляют собой:

– готовые первичные документы, соответствующие требованиям законодательства;

– подтверждение расчетов для целей БУ и НУ в удобной наглядной форме.

Начиная с версии 3.0.111 добавлены печатные формы документов о принятии к учету предметов аренды для тех случаев, когда нет дополнительных расходов, связанных с предметом аренды и увеличивающих его стоимость.

Теперь в документах Поступление в аренду и Поступление в лизинг можно сформировать печатные формы:

– Акт о принятии к учету предметов аренды,

– Акт о приеме-передачи ОС (ОС-1).

Новый документ Акт о принятии к учету предметов аренды содержит сведения необходимые для бухгалтерского учета предмета аренды, но отсутствующие в документах, предоставляемых арендодателем (лизингодателем), такие как способ оценки предмета аренды, его стоимость и срок полезного использования.

Пользователь может разработать свои формы документов и использовать их, подключив в качестве внешних печатных форм. Незначительные изменения в шаблоны печатных форм можно вносить без специальной разработки.

В документах реализации можно указать должностных лиц, подписывающих документ. Перечень лиц, имеющих право подписи документов бухучёта, в том числе первичных документов, определяет руководитель.

Если организация применяет ЭДО со своими контрагентами, то в программе можно создавать и получать электронные первичные документы:

– по xml-форматам, утвержденным ФНС России;

– произвольные электронные документы.

Оформление регистров бухгалтерского учёта

В 1С:Бухгалтерии 8 за основу регистров бухгалтерского учёта взяты стандартные отчёты: оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта и т.п. В стандартные отчёты добавлены обязательные реквизиты:

– единица измерения;

– должность и расшифровка подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учёта.

Ответственные за подписание регистров в программе указываются в карточке организации, гиперссылка «Ответственные за подготовку отчётов».

Настройка учётной политики

Состав и формы документов бухучёта определяет и утверждает руководитель экономического субъекта. В программе можно сформировать печатные формы:

– приказа об учётной политике;

– учётной политики по бухгалтерскому и налоговому учёту;

– приложений, в том числе список используемых форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учёта.

Корректировка документов бухгалтерского учёта

При внесении изменений в документы бухгалтерского учёта, составленные как в бумажном, так и в электронном виде, следует различать:

– ошибки, допущенные при оформлении документа (технические ошибки);

– корректировки, связанные с появлением новых фактов хозяйственной жизни.

Ошибки по счетам бухгалтерского учета, допущенные в регистрах, как правило, исправляются с помощью документа Операция. В некоторых случаях можно использовать документ Корректировка реализации или Корректировка поступления с видом операции Исправление в первичных документах. При проведении указанных документов исправления в данные бухгалтерского учёта вносятся автоматически.

В документе Корректировка реализации поддерживается методика исправлений ошибок в бумажном первичном документе путём выставления его исправленного варианта. Внесение исправления отражается в дополнительных полях первичного документа. В данных полях указывается номер и дта исправления по аналогии с исправлением счета-фактуры.

Во исполнение требований ФСБУ 27/2021 рекомендуется:

– на исправляемом (ошибочном) документе сделать пометку, что он исправлен;

– сформированный программой исправленный вариант первичного документа физически прикрепить к исправляемому документу.

По мнению экспертов 1С, такая методика исправления ошибок в бумажном первичном документе не противоречит ФСБУ 27/2021, поскольку суть его требований выполняется. Ошибочный документ не меняется на новый и физически исправляется путём прикрепления к нему дополнительного листа.

Корректировку регистров бухгалтерского учёта, связанную с появлением новой информации, также можно выполнить с помощью документа Операция. В некоторых случаях можно использовать документы Корректировка реализации или Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон.

В отличие от ситуации с обнаруженной ошибкой, такие корректировки не меняют первичные учётные документы.

В программе доступна печатная форма документа Соглашение об изменении стоимости, с помощью которого можно подтвердить новый факт хозяйственной жизни.

ФСБУ 27/2021 допускает исправлять электронные первичные учётные документы путём составления нового (исправленного) электронного документа. Новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа. Именно такая методика исправления и корректировки электронных документов поддержана в сервисе 1С-ЭДО.

Хранение документов бухгалтерского учёта

Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчётность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (согласно ч.1 ст. 29 Закона №402-ФЗ).

При использовании ЭДО архив электронных документов создаётся автоматически. В программе найти его можно в разделе Администрирование – Архив ЭДО.

Печатные формы документов, которые созданы в программе, подписаны ЭЦП и сохранены как электронные документы, хранятся в отдельном архиве непосредственно в информационной базе, в которой работает пользователь.

Электронные документы, отправленные или полученные через сервис 1С-ЭДО, хранятся в другом архиве (в настройках ЭДО можно указать, что архив ЭДО хранится на внешнем томе). Поэтому при подготовке документов в ответ на требование ФНС механизм поиска электронных документов одного и другого вида различается.

Организация документооборота

Сервис 1С-ЭДО, встроенный в программы 1С, обеспечивает электронный документооборот с контрагентами, в том числе не с пользователями 1С. Для ЭДО необходимы:

– доступ в интернет;

– установленный на рабочем месте криптопровайдер;

– усиленная квалифицированная электронная подпись.

Упростить ввод документов, оформленных на бумажном носителе, в программу можно загрузив их из электронной почты, из файла или из скана. В любом случае продавец обязан передать покупателю документы, оформленные на бумажном носителе.

В программе есть возможность контролировать статус первичных документов.

Было бы полезно не просто контролировать наличие надлежаще оформленной первички, но и направлять эту информацию ответственным лицам. В стандартных документах поступления и реализации не предусмотрена возможность указывать лицо, ответственное за ведение сделки с конкретным контрагентом или по конкретному договору.

В «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 можно настраивать наборы дополнительных свойств для определенных объектов программы. В разделе Администрирование – Общие настройки можно включить настройку Дополнительные реквизиты и сведения. В форме Дополнительные реквизиты в нужные справочники и документы можно добавить недостающие реквизиты.

Например, в справочник контрагентов можно добавить дополнительный реквизит, чтобы указывать ответственное лицо в карточке контрагента, а затем эту информацию использовать при составлении отчетов по полученным (выданным) документам.

Возможности программы позволяют:

– контролировать наличие первички, оформленной надлежащим образом;

– настраивать наборы дополнительных свойств для определенных объектов программы;

– настраивать отчеты по проблемной первичке в разрезе ответственных лиц;

– в любой момент получать оперативную информацию для принятия управленческих решений.

Остались вопросы? Обращайтесь в Службу поддержки пользователей:

 +7 978 055 12 33 (многоканальный)
 its@kutuzov-it.com