Каждая организация регулярно взаимодействует со своими сотрудниками. Это взаимодействие инициируется или самим сотрудником с целью получить что-то от работодателя, или организацией для исполнения определенных требований законодательства.

Для обеспечения взаимодействия затрачиваются ресурсы:

— время, как со стороны сотрудника, так и со стороны работодателя;

— деньги для обеспечения процесса (бумага, курьеры, расходные материалы и т.п.)

И в процессе возникают риски:

— некорректное оформление;

— предоставление документов не в установленный срок;

— отсутствие запрашиваемых документов.

Можно отметить, что система кадрового документооборота, даже если для её функционирования установлены определенные правила, не всегда стремится жить по ним. В первую очередь из-за того, что бумажный документооборот трудоёмок и требует ресурсов, из-за чего задача может быть отложена.

Если сотрудники и кадровая служба / бухгалтерия располагаются отдалённо друг от друга, то ресурсы, которые нужны для осуществления документооборота, многократно возрастают, а сам процесс серьёзно усложняется.

Бумажный кадровый документооборот требует правильной обработки. Необходимо:

— однозначно понять, что написано сотрудником, если заявление рукописное;

— ввести информацию из заявления в учётную систему;

— выполнить определенный порядок действий в программе;

— подписать с сотрудником все необходимые приказы;

— обеспечить правильное хранение документов.

Дополнительно кадровому работнику нужно объяснить, как заполнить заявление и ответить на вопросы. Если заявление заполнено неправильно – его надо переделать.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника это комплексное решение, которое позволяет упростить взаимодействие между работодателем и сотрудниками. Сервис сочетает в себе:

— преимущества кадрового ЭДО;

— преимущества автоматизации и упрощения отдельных бизнес-процессов.

Кадровый ЭДО отвечает за быструю передачу документов и убирает значение расстояния между сотрудником и работодателем. Автоматизация позволяет правильно обрабатывать и учитывать заявления сотрудников, уменьшает вероятность того, что сотрудник забудет что-то указать в заявлении.

Сервис состоит из трёх составляющих:

— личный кабинет сотрудника и руководителя в мобильном приложении;

— личный кабинет сотрудника с возможностью доступа через браузер;

— реализация в программных продуктах 1С.

 

Как с помощью сервиса подать заявление на отпуск

Шаг 1. В мобильном приложении (или в браузере) сотрудник заполняет форму на отпуск и подписывает заявление своей электронной подписью.

Шаг 2. Заявление попадает на согласование руководителю в его кабинет в мобильном приложении или браузере.

Шаг 3. После согласования заявление поступает в программу 1С, кадровик его согласовывает, обрабатывает и готовит нужные документы, после чего направляет их сотруднику на подпись.

Шаг 4. Сотрудник подписывает их в личном кабинете и направляет обратно.

Готовим заявление на отпуск:
1.      Выбираем даты и, если нужно, заместителя.
2.      Нажимаем «Отправить». Приложение попросит подписать заявление. Для этого надо ввести пароль.
 
Таким образом, не надо печатать заявление и искать руководителя, чтобы его согласовать. Сотрудник точно кажет только нужную информацию и в нужном объёме.
 
Весь процесс занимает не больше минуты. Желания отложить задачу «на потом» не возникает.
Экономия ресурсов – время и деньги организации на обеспечение бумажного документооборота.

Заявление попало к руководителю на согласование:

1. Пришло уведомление о новом событии.

2. Заявление попало в список моих задач – раздел у руководителя.

3. Руководитель знакомится с заявлением и подписывает своей электронной подписью.

Руководителя может и не быть на месте, но для сотрудника это не имеет значения. Его не отвлекут на решение вопроса во время решения другой задачи.

Заявление попало к ответственному сотруднику:

1. Заявление поступило в программу и доступно в разделе «Мои задачи».

2. После его открытия можно сразу приступить к его обработке нажав команду «Ввести отпуск».

3. Все данные заполнятся автоматически, их не надо вводить вручную или искать в программе.

4. После оформления отпуска формируется приказ и отправляется в кабинет сотрудника. Сервис попросит его подписать.

5. После подписания приказ со штампом электронной подписи организации можно отправить сотруднику на подпись.

6. Все документы хранятся в разделе «Документы кадрового ЭДО» с пометкой подписан документ или нет.

Что улучшили?
— Сотрудников бухгалтерии / кадровой службы не отвлекают от дел сообщением «Я принёс заявление, куда положить?»;
— Заявления, требующие обработки хранятся в удобном виде в программе и в порядке их поступления, а не где-то на столе;
— Не надо вручную вводить данные из заявления, разбираться в почерке если заявление написано «от руки» и искать сотрудника в программе, чтобы оформить ему отпуск;
— Не надо распечатывать приказ;
— Не надо искать сотрудника, чтобы он подписал приказ;
— Не надо относить приказ в архив, чтобы его сохранить.
 
В чем выгода?
— Проще и быстрее обрабатываются входящие документы – экономия времени;
— Сотрудники, оформляющие документы в последний момент, меньше влияют на бухгалтерию и отдел кадров – снижаются риски;
— Не отвлекают от задач (например, по расчету) в момент их выполнения – снижаются риски;
— Экономия ресурсов организации на обеспечение жизнедеятельности;
— Меньше вероятности допустить ошибку.
 
Сотрудник подписывает документы:
1.      Пришло уведомление о новом документе.
2.      При необходимости документ можно скачать, проверить подпись и т.п.
3.      Сотрудник подписывает документ и документ поступает обратно в программу.
 
Аналогичным образом – с экономией многих ресурсов – можно пользоваться другими возможностями сервиса:
— публикация расчётных листков;
— оформление налоговых вычетов для сотрудника;
— получение справок;
— учёт отсутствий: болезнь, командировка, учебный отпуск и т.д.;
— получение информации по оставшимся дням отпуска;
— выпуск бесплатной электронной подписи для сотрудника.

Публикация расчётных листков
 
1.      После начисления заработной платы публикуем расчетные листы для сотрудников в программе.
2.      Сотрудник в своём кабинете заходит в раздел «Зарплата» и видит информацию по начислениям и удержаниям.
3.      При необходимости расчетный лист можно скачать.
4.      Нажимает кнопку «Ознакомился» и тем самым подписывает расчетный лист своей электронной подписью.
5.      Работодатель имеет возможность видеть списком всех, кто ознакомился, а кто нет.
 
Сервис 1С:Кабинет сотрудника – это больше, чем кадровый ЭДО.
Это комплексное решение, которое позволяет упростить взаимодействие с сотрудниками и решить существующие проблемы в этом взаимодействии, которые обычным кадровым ЭДО не решаются.
 
Плюсы использования сервиса:
— значительное сокращение времени, требуемое для обработки заявлений;
— уменьшение рисков во время оформления документов;
— снижение влияния сотрудников на включение аврального режима работы бухгалтерии или отдела кадров;
— экономия средств организации на обеспечение бумажного документооборота.
 
Как итог : меньше конфликтных ситуаций внутри коллектива и ниже вероятность претензий со стороны контролирующих органов.
 
Как перейти на кадровый ЭДО?
 
Если работодатель принял решение о введении кадрового ЭДО, он должен разработать и утвердить локальный нормативный акт, который определяет:
— информационную систему для ведения электронного документооборота;
— порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
— перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот;
— срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
— сведения о дате введения электронного документооборота (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).
 
  
Какие документы запрещены для кадрового ЭДО?
 
При этом кадровый ЭДО нельзя применять при оформлении (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
— трудовых книжек;
— акта о  несчастном случае на производстве;
— приказа (распоряжения) об увольнении работника;
— документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
 
В сервисе используются следующие подписи:
1.      Работодатель использует свою УКЭП подпись, которую можно получить в аккредитованном УЦ. Можно использовать сервисы 1С:Подпись или 1С-ЭТП.
2.      Сотрудники используют УНЭП подпись. Получает е сотрудник через сервис 1С:Кабинет сотрудника абсолютно бесплатно. Подпись хранится в облаке сервиса.
 
Юридическую значимость УНЭП подписи получают через заключение дополнительного соглашения об их применении с сотрудником.
 
Сервис 1С:Кабинет сотрудника доступен в конфигурациях:
1С:Бухгалтерия предприятия (базовая, ПРОФ, КОРП);
1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3 (базовая, ПРОФ, КОРП);
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3 (ПРОФ, КОРП);
1С:ERP Управление предприятием 2;
1С:Комплексная автоматизация 2.
 
Подробнее о возможностях и стоимости сервиса можно узнать в Службе технической поддержки пользователей:
📲 +7 978 055 12 33 (многоканальный)
📩 its@kutuzov-it.com