Адрес: г. Севастополь, ул. Генерала Петрова, 20, оф. 1 | Режим работы: 9:00 - 18:00 (ПН-ПТ)

Кадровый электронный документооборот в 1С

Кадровый электронный документооборот в 1С

Переход компаний на удаленный формат работы в связи с пандемией подтолкнул многих работодателей к внедрению электронного кадрового документооборота. В июне прошлого года на государственном уровне начался эксперимент по переходу на кадровый ЭДО. Задачей эксперимента по переходу на кадровый ЭДО является урегулирование существующих вопросов, касающихся использования в сфере трудовых отношений электронных кадровых документов и выработка плана по изменению трудового законодательства. В частности, в текстах будущих нормативных актов законодатель укажет на виды используемых работодателем и работником электронных подписей, место хранения электронных документов и порядок получения согласия от сотрудника. Эксперимент проводится на мощностях государственного портала «Работа в России».

 

Участниками эксперимента являются:

– Минтруд России;

– работодатели, пожелавшие участвовать в эксперименте;

– работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на момент принятия им решения об участии в эксперименте (при условии добровольного согласия);

– лица, поступающие на работу во время проведения эксперимента к работодателю – участнику эксперимента (при условии добровольного согласия);

– оператор портала “Работа в России” – Роструд.

 

Перечень документов, которые будут участвовать в эксперименте, работодатель определяет самостоятельно в соответствующем приказе. При этом работодатель может отобрать для участия в эксперименте любые документы, предусмотренные нормами трудового законодательства.

 

С 1 января 2021 года кадровый электронный документооборот (КЭДО) легализован для удаленных сотрудников по всей России. Они могут обмениваться с работодателем электронными документами при обоюдном согласии. (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).

 

Ведение электронного документооборота в части кадрового учета дает возможность не только контролировать работников, но и получить преимущества:

– сокращение трудозатрат работников;

– возможность подписания документов работниками находящимися не в офисе;

– ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;

– возможность выстроить процесс контроля кадрового делопроизводства;

– прозрачность ведения кадрового документооборота;

– гарантии безопасности документации;

– ускорение сдачи отчетности в государственные органы управления;

– отсутствие необходимости хранения большого количество бумажных носителей;

– уменьшение затрат на бумагу и оргтехнику, что считается более экологичным вариантом;

– при использовании ЭЦП (усиленной сертификатом) снижение рисков подделки документов;

– наличие быстрого доступа к любой необходимой документации;

– оперативность передачи отчетности государственным органам.

 

Хранение кадровых документов организации в электронном виде

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 есть стандартная подсистема «Электронная подпись». С помощью неё можно подписывать печатные формы, которые присоединены к кадровым приказам. Эта возможность позволяет организациям частично перейти на хранение приказов в электронном виде.

Для работы с электронной подписью в конфигурации необходимо произвести первоначальную настройку в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование.

Для включения возможности подписания файлов нужно установить флажок Электронная подпись и выполнить настройки справочников Программы и Сертификаты по ссылке Настройки электронной подписи и шифрования.

Алгоритм подписания приказа электронной подписью в конфигурации:

  1. В форме сохранения печатной формы установить переключатель в положение Присоединить к документу и выбрать нужный формат (например, Документ PDF/A (.pdf))

2. В форме списка присоединенных к документу файлов встать курсором на нужную печатную форму и в меню кнопки Электронная подпись выбрать пункт Подписать.

Чтобы выгрузить на диск подписанный электронной подписью документ, в меню кнопки Электронная подпись следует выбрать пункт Сохранить вместе с электронной подписью.

В результате электронный документ будет состоять из двух файлов:

– файл печатной формы в выбранном формате (например, PDF);

– файл отсоединенной электронной подписи по формату PKCS#7 (имеет расширение .p7s).

Такая комбинация файла печатной формы приказа и файла отсоединенной электронной подписи является юридически значимым электронным документом, если электронная подпись успешно проходит проверку подлинности. Проверить подлинность электронной подписи можно на портале Госуслуг, выбрав тип проверки Электронный документ. ЭП – отсоединенная, в формате PKCS#7

 

Виды электронной подписи в законопроекте о кадровом ЭДО

При кадровом электронном взаимодействии работодатель в лице ответственных сотрудников должен подписывать документы с использованием УКЭП. Допускается применение ПЭП со стороны сотрудника, если обмен документами производится через систему «Работа в России».

Авторизация сотрудника на портале «Работа в России» производится по учетной записи Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). В этом случае ключом ПЭП является учетная запись сотрудника в ЕСИА.

Если же обмен производится с помощью системы работодателя, то работник применяет УКЭП или УНЭП. Предприятие приобретает лицензии на программу-криптопровайдер (например, КриптоПро CSP), и формируемые сотрудниками электронные подписи будут условно бесплатными. Можно использовать и бесплатные СКЗИ, например VipNet CSP. Помимо выпуска сертификатов, потребуется их установить на все рабочие компьютеры, настроить информационные системы на работу с криптопровайдером и с этим сертификатом, а также следить за их валидностью, перевыпускать и отзывать.

При этом для закрытого перечня кадровых документов (трудового договора и допсоглашения к нему, договора о материальной ответственности и ученического договора) федеральным законом № 122-ФЗ предлагается использование сотрудником УКЭП или УНЭП.

 

Схема электронного взаимодействия в рамках эксперимента

  1. Оформление кадрового документа может производиться в информационной системе работодателя (в нашем случае – «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3).

 

  1. Подписание документа усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.

 

  1. Предоставление документа в электронном виде осуществляется путем выгрузки документов из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 на портал «Работа в России».

 

  1. Кадровик, авторизовавшись в личном кабинете организации на портале «Работа в России», обработает загруженные из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 документы (сгруппирует их в журналы и «протолкнет» в кабинеты сотрудников).

 

  1. Работник, авторизовавшись в личном кабинете на портале «Работа в России», подписывает документы электронной подписью, выражая согласие с их содержимым.

 

После этого в личном кабинете организации кадровик получит информацию об ознакомлении сотрудника с документом.

Помимо электронного обмена документами, портал «Работа в России» обеспечивает долгосрочное хранение архива кадровых документов и снимает вопрос о долгосрочном хранении электронных документов и доступа сотрудников (в том числе бывших) к этим документам.

Таким образом, при переходе на электронный кадровый документооборот от работодателя, в первую очередь, требуется получить согласие сотрудника, снабдить кадровиков ключами и квалифицированными сертификатами электронной подписи, обеспечить сотрудников ключами неквалифицированной или простой электронной подписи.

 

Интеграция с порталом “Работа в России”

В релизе 3.1.17.171 от 06.05.2021 реализована возможность отправить документы (печатные формы кадровых приказов) на портал «Работа в России».

В настройки кадрового учета добавлен флажок “Используется интеграция с порталом “Работа в России””. Здесь же по ссылке указываются учетные данные для портала. Они выдаются участникам эксперимента Минтруда.

 

После включения флажка в печатных формах основных кадровых приказов появляется кнопка “Передать на “Работа в России””, а также возможность подписать печатную форму для сохранения подписанного файла на диске или отправке по почте. Для этого в настройках программы (раздел Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование) должна быть включена и настроена электронная подпись.

 

После подписания печатной формы документ блокируется от изменений, о чем выдается информация в самом документе. Приложенные подписанные файлы можно просмотреть по кнопке со скрепкой, а также они выделяются иконкой в меню Печать. При необходимости снятие блокировки выполняется в меню Еще.

В раздел “Текущие дела” начальной страницы выводятся дела по подписанию и отправке этих форм (подраздел “Кадровый ЭДО”).

 

Кадровый ЭДО в сервисе “1С:Кабинет Сотрудника”

Поскольку документооборот через портал «Работа в России» является односторонним (работодатель может подписать документ и ознакомить с ним сотрудника), сотруднику негде написать и подписать заявление или запросить справку.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО:

– Администратор абонента сервиса включает в настройках использование ЭП, и сотрудники сами могут формировать для себя сертификаты УНЭП и применять их для всех случаев, когда необходимо что-то подписать. Сертификаты УНЭП хранятся в облачном хранилище. Планируется, что администратор абонента сервиса сможет настраивать срок действия сертификата сотрудника. Когда срок действия будет заканчиваться, сервис предупредит об этом сотрудника. При этом сотрудник сможет перевыпустить сертификат в любой момент.

– Сотрудники подписывают свои документы с любого устройства, в том числе со смартфона, вводя пароль закрытого ключа ЭП один раз за сеанс.

Таким образом, готовым решением для перехода на кадровый ЭДО, отвечающим всем требованиям законодательства, может стать использование следующих программно-технических средств:

– Конфигурация 1С с зарплатным модулем («1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» ред. 3, «1С:ERP» ред. 2, «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 2), в которой происходит подготовка кадровых документов, их подписание УКЭП, публикация на портале «Работа в России» и взаимодействие с сервисом «1С:Кабинет сотрудника».

– Система «Работа в России», которая обеспечит долгосрочное хранение электронных кадровых документов с гарантией от государства.

– Сервис «1С:Кабинет сотрудника», который позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО, где сотрудник сможет подписывать УНЭП кадровые документы, получать информацию о своей зарплате, писать заявления, заказывать и получать справки и др.

 

У фирмы «1С» в планах – интеграция с сервисом «1С:Кабинет сотрудника» конфигурации «Бухгалтерия предприятия».