Современную торговлю невозможно представить без качественного и бесперебойно работающего оборудования. Причём это касается не только организации взаимодействия с покупателями, но и, обмена данными с контролирующими органами. Появление онлайн-касс решило множество вопросов по отчетности индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, а также значительно повысило скорость обслуживания покупателей. В настоящее время в реестре контрольно-кассовой техники, отвечающей нормам российского законодательства, значится почти 200 моделей. Давайте попробуем разобраться в их особенностях и отличиях.
Основные элементы онлайн-кассы
Онлайн-касса – это электронное устройство, которое помогает клиенту подтвердить оплату товара или услуги, а государству — получить информацию о доходах предпринимателя. Касса формирует и печатает чек, хранит и посылает по интернету сведения о продажах в Федеральную налоговую службу.
Фискальный накопитель (ФН) — это главное запоминающее устройство в контрольно-кассовой технике. Оно хранит все кассовые чеки и шифрует сохранённые данные для проверки. С помощью фискального накопителя предприятие может взаимодействовать с налоговой службой в режиме онлайн.
Согласно ФЗ-54, все субъекты, занимающиеся торговлей и услугами, обязаны пользоваться онлайн-кассами с фискальным накопителем, а также самостоятельно отвечать за замену ФН (ст. 5 п. 2 54-ФЗ).
Срок действия ФН, указанный в техническом паспорте, может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от особенностей работы предприятия и режима налогообложения.
Если вы применяете общую систему налогообложения (ОСНО), нужно использовать накопитель на 13 или 15 месяцев.
Если работаете на УСН, патенте или ЕСХН, то нужен фискальный накопитель сроком на 36 месяцев.
Если торгуете подакцизными товарами, можно использовать все ФН, но любой из них прослужит только 410 дней — потом потребуется замена.
Если работаете сезонно на спецрежиме, можно выбрать ФН с любым сроком действия без ограничений. Но если начнёте продавать подакцизные товары, максимальный срок службы ФН сократится до 410 дней.
На этом «похожесть» кассовых аппаратов заканчивается и начинается многообразие выбора. Некоторые аппараты похожи на калькуляторы, другие больше напоминают пульт управления космическим кораблём. Элементы и периферийные устройства касс, которые могут быть встроенными или отдельными:
— дисплей: массивные кассы оснащены цветным сенсорным экраном с удобным управлением, на мини-кассах маленькие символы на монохромных дисплеях;
— клавиатура: на некоторых моделях кассир управляет устройством через сенсорный экран;
— мини-принтер чеков;
— банковский терминал: устройство для приема оплаты с пластиковых карт и смартфонов;
— аккумулятор и порты для подключения к электросети;
— слоты для интернет-подключения;
— дополнительные устройства: сканер штрих-кодов, весы, выносная клавиатура для ввода пин-кодов.
А также всем моделям онлайн-касс нужна прошивка – кассовая программа, которая будет отправлять чеки оператору фискальных данных, включать и выключать кассу. Программы бывают элементарные и высокоуровневые – с удобным управлением, аналитикой и товарным учётом.
Типы онлайн-касс
По техническим особенностям ККТ делятся на 4 типа:
— автономные кассы;
— смарт-терминалы;
— фискальные регистраторы;
— облачные кассы.
В автономных кассах маленький экран и кнопки. Внешне они напоминают калькулятор. Это бюджетный вариант. У него много технических ограничений, например, маленькая память, поэтому сложно работать с номенклатурой. Устанавливать современную кассовую программу тут тоже не получится, отсюда и значительные ограничения в возможностях и функционале.
Смарт-терминалы ─ планшеты на операционных системах Android и Windows, в которые встроены чековый принтер и фискальный накопитель. У смарт-терминалов нет технических ограничений, и на них устанавливается современное кассовое ПО. Все это дает широкие функциональные возможности.
Для фискальных регистраторов обязательно внешнее устройство с кассовой программой (компьютер, ноутбук, планшет), так как этот вид ККТ всего лишь принтер для печати чеков, в который установлен фискальный накопитель. Поэтому важно правильно выбрать кассовую программу.
У облачных касс нет физической основы ─ кассового аппарата, поэтому их применяют только в онлайн-продажах товаров и услуг. Еще такие кассы используют для вендинга, такси, ЖКХ и курьерских служб (закон разрешает применять их в ситуациях, когда продавец не контактирует с покупателем напрямую). Работают такие онлайн-кассы на условиях аренды, поскольку оборудование расположено в специальных центрах. Регистрация онлайн-кассы на сайте ФНС проводится на арендатора ККТ.
На что обратить внимание при выборе онлайн-кассы
Мобильность
Если планируются выездные продажи, доставка или работа в помещении без электричества, то подойдут переносные терминалы. Такая касса работает от сим-карты или WI-FI, а работоспособность обеспечивает встроенный аккумулятор. Потребуется определиться с мощностью батареи и выбрать подходящего мобильного оператора или интернет-провайдера.
Работа с ассортиментом продукции
Широкий ассортимент продукции требует чёткого алгоритма работы с информацией о товарах. Существуют модели ККТ, где можно отслеживать, создавать и редактировать карточки товаров через интерфейс оборудования. Работа со справочником позволяет вносить новые поступления продукции, сканируя штрихкод. Данный способ ведения склада экономит время сотрудников магазина.
Кассовая программа
Функции программного обеспечения ККТ могут быть бесплатными или предоставляться как дополнительные услуги. Приложения для взвешивания, отложенных чеков или предзаказов, подакцизных товаров или товаров маркировки предоставляются как дополнительные возможности. Перед покупкой следует уточнить, какое ПО бесплатное и понадобится что-то докупать впоследствии.
Плата за обновление программы
Обновление ПО на онлайн-кассе необходимо в связи с постоянными изменениями в законодательстве:
— ФНС обновляет формат фискальных данных;
— к обязательной маркировке относят новые виды товаров;
— меняются реквизиты кассового чека.
Потребуется выяснить, как проходит обновление, требует ли оно оплаты или вмешательства специалиста.
Реализация товаров с маркировкой
Существуют кассы, которые не могут работать с маркировкой самостоятельно. Их подключают к ПК и переводят в режим фискального регистратора. На компьютер устанавливают программное обеспечение. Такой метод применяют, когда старые ККТ необходимо модернизировать под маркировку, не закупая новое оборудование.
При малом бюджете можно купить кассу, которая имеет возможность только сканировать маркированные товары. Потребуется заключить договор с оператором электронного документооборота.
Для крупных компаний удобно использовать оборудование с полным циклом реализации маркированных товаров. С помощью ККТ возможно делать приёмку, хранение, учёт, перемещение и продажи продукции.
Товароучётная система
Такая система понадобится для продажи алкогольной продукции. Её подключают для учёта склада и взаимодействия с ЕГАИС. Часто сервис предоставляется платно. Пользователь может составлять отчёты, отслеживать остатки, готовить акты инвентаризации. Лучше приобретать кассы со встроенной товароучётной системой, так как со сторонними приложениями склад будет содержать неактуальные сведения. Ошибки могут возникнуть при обмене данными.
Техническая поддержка
Стоит отдать предпочтение тем моделям ККТ, чьи специалисты технической поддержки смогут оказать круглосуточную помощь пользователю. Компании-производители предоставляют услуги бесплатно или взимают плату за обращения. Также обращают внимание на канал связи со специалистом. Помощь предоставляется по электронной почте, телефону или путём удалённого доступа к оборудованию.
Как начать работать с онлайн-кассой
Чтобы оборудовать торговое помещение онлайн-кассой, потребуется интернет-соединение, рабочее место и подходящее оборудование. Для этого кассу покупают или берут в аренду. Перед этим следует удостовериться, входят ли модели устройств в реестр ФНС. После покупки и регистрации в налоговой ККТ и ФН необходимо заключить договор с ОФД. Провести инструктаж с сотрудниками о правилах работы с оборудованием, обучить и дать контакты специалистов техподдержки.
Если у вас остались вопросы по онлайн-кассам или вы уже приобрели устройство и теперь хотите подключить его к программе 1С – обращайтесь в нашу Службу технической поддержки:
+7 978 055 12 33 (многоканальный)
